بهترین نکات برای مدیریت ایمیل‌ها

به گزارش گروه وب گردی خبرگزاری صدا و سیما؛ بسیاری از اوقات، همه ما با پیام‌ها و ایمیل‌های خود بمباران می‌شویم، اما همه آن‌ها را می‌توان به راحتی مدیریت کرد. برای شما اتفاق افتاده است که صندوق ورودی پیام‌های شما در طول روز مملو از ایمیل باشد، اما ندانید که با این میزان ایمیل چه کار کنید؟ همه ما می‌دانیم وقتی که سرمان شلوغ است و در طول روز، کار‌های زیادی برای انجام دادن داریم، پاسخ دادن روزانه به ۲۰ یا ۳۰ پیام بسیار دشوار است. بنابراین، این نکات مربوط به مدیریت زمان را دنبال کنید تا بتوانید صندوق ورودی پیام‌های خود را خالی نگه دارید و با کنترل ایمیل ها، با این پیام‌ها که زمان زیادی از شما را می‌گیرند، خداحافظی کنید.

برخی از افراد، برده ایمیل خود هستند و زنگوله‌ای دارند که با هر بار ارسال پیام جدید، خاموش می‌شود. یعنی هر کاری که انجام می‌دهند، بلافاصله به صندوق ورودی خود مراجعه می‌کنند تا آن را بررسی کنند. در واقع، این افراد "کار‌ها را عوض می‌کنند" و سپس به کار‌های قبلی که انجام می‌دادند، برمی‌گردند و بلافاصله، حرکت، وضوح و خروجی مهم‌ترین وظایف خود را از دست می‌دهند. سعی کنید، یک زمانی را برای پاسخگویی به همه ایمیل‌های خود تعیین کنید که با این کار، می‌توانید هر یک از آن‌ها را در زمانی مشخص پاسخ دهید و این کار بسیار مفید است.

همه پیام‌هایتان را در یک زمان مشخص پاسخ دهید
هنگام پاسخ به پیام‌هایتان، همه آن‌ها را با هم بررسی کنید. به محض ورود، به آن‌ها پاسخ ندهید و همه کار‌های مشابه خود را همزمان انجام دهید؛ نه اینکه برخی را الآن انجام دهید و برخی را به بعد موکول کنید.
دسته‌بندی وظایف خود به معنای انجام همزمان کار‌های مشابه است. بدین معنی که در هر کاری که انجام می‌دهید یک "منحنی یادگیری" وجود دارد. هنگامی که یک سری وظایف مشابه را پشت سر هم انجام می‌دهید، منحنی یادگیری به شما امکان می‌دهد تا زمان انجام پنجمین کار مشابه، زمان لازم برای انجام هر کار را تا ۸۰ درصد کاهش دهید.

پاسخ‌های کوتاه
شما باید تصمیم بگیرید که اجازه ندهید صندوق ورودی پیام‌های شما زندگیتان را کنترل کند؛ در عوض، به خودتان نظم دهید تا از ایمیل خود به عنوان ابزاری برای تجارت استفاده کرده و پاسخ‌های خود را سریع و دقیق بررسی کنید. پاسخ‌های سریع شما، باعث می‌شوند که زمان بیشتری برای رد کردن ایمیل‌های بیشتر داشته باشید و همچنین، خواندن همه مکاتبات را برایتان آسان می‌کنند.

برچسب و فیلتر ایجاد کنید
اگر چندین آدرس ایمیل را همزمان مدیریت می‌کنید، برای هر حساب، فیلتر و برچسب ایجاد کنید. به این ترتیب، شما خواهید فهمید که کدام ایمیل‌ها شخصی و کدام یک مربوط به کارتان است. شما می‌توانید پیام‌های شخصی را بدون اینکه نیازی به خواندن آن‌ها باشد، برای بعد ذخیره کنید و این کار وظایف مهم‌تر شما را بر عهده خواهد داشت.

پیام‌هایتان را دوبار در روز چک کنید
ایمیل خود را فقط دو بار در روز یا کمتر مدیریت کنید و یا حتی بهتر است که آخر هفته، نوتیفیکیشن ایمیل یا پیام خود را خاموش بگذارید و زمان بیشتری را با خانواده و دوستان و فعالیت‌های شخصی خود بگذرانید.
صبح، بعد از اینکه چند ساعت در محل کار بودید، یک بار آن را بررسی کنید و به ایمیل‌های جدیدی که دارید، پاسخ دهید. این کار باعث می‌شود که شما زمان بیشتری برای مهم‌ترین کار‌هایی که باید در طول روز انجام دهید، داشته باشید. یک بار دیگر، اواخر بعد از ظهر و بعد از ناهار، ایمیل خود را بررسی کنید. بعد از آن، صندوق ورودی خود را تا فردا رها کنید و روی تمام کار‌های دیگری که باید انجام دهید، تمرکز کنید. برخی از موفق‌ترین افرادی که می‌شناسم، برای ایمیل خود پاسخ خودکار و ثابتی را در نظر گرفته‌اند که در این پاسخ نوشته شده است: «من فقط به دلیل مشغله زیاد روزانه دو بار به ایمیلم پاسخ می‌دهم. اگر پیامی برای من ارسال کرده‌اید، من هرچه زودتر به شما پاسخ خواهم داد. اگر این موارد اضطراری است، با این شماره تماس بگیرید و یا با این شخص صحبت کنید.»